Si tu empresa ha recibido una subvención, es posible que necesites pasar una auditoría de subvenciones, o bien por que las bases del programa requiera de forma obligatoria un informe de auditor junto a la documentación justificativa, o bien porque el organismo o entidad que otorgó la subvención haya seleccionado de forma aleatoria a tu empresa para comprobar el correcto uso de los fondos. En el primer caso, tu puedes seleccionar y contratar a un auditor inscrito en el ROAC para llevar a cabo dicha tarea, en segundo tipo de auditoría es habitual que una auditora externa subcontratada por la entidad que otorgó la subvención te avise cuando menos te lo esperes, aunque con antelación, antes de realizar la visita.
Cuando el auditor se presente en el centro de trabajo, éste podrá realizar una serie de comprobaciones para verificar la corecta utilización de la ayuda otorgada, esto puede que se produczca incluso dentro del periodo de ejejución y antes de que hayas justificado, en estos casos suele ser una visita rápida, esto dependerá del tipo de auditoría. No obstante, vamos a repasar las revisiones más comunes que realiza el auditor. No tendremos ninguna sorpresa si nos anticipamos y tenemos todo preparado de forma correcta de antemano. El contenido de este post es meramente orientativo y basado en la experiencia personal.
DOCUMENTACIÓN CONTABLE DE LA EMPRESA:
- Los registros contables, de forma que los gastos que declaramos en el presupuesto subvencionable se correspondan exactamente con los datos que se reflejan en los registros contables. Tenemos que tener preparado el libro diario, mayor y los estaos contables referentes al periodo subvencionado.
- Sistema de contabilidad separada o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación. En esta entrada podemos conocer mejor como llevar la contabilidad separada.
- Se comprobará que no existen costes asociados al proyecto que reciben simultáneamente otras ayudas que puedan resultar incompatibles.
DOCUMENTACIÓN ACREDITATIVA DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO SUBVENCIONADO:
Aportamos al auditor documentación que acredite que el proyecto subvencionado ha sido realizado.
En este caso lo ideal es tener preparado un informe final de ejecución del proyecto (en casi todos los programas de subvenciones nos exigirán confeccionar uno para la fase de ejecución, así que no deberíamos tener problema con esto), haciendo constar las actividades realizadas y de los resultados obtenidos, también podemos aportar documentación que acredite la correcta ejecución y prestación de los mismos, emitida y firmada por el proveedor, como por ejemplo estudios o diagnósticos realizados, memorias de ejecución, informes de conclusiones, documentos acreditativos de la prestación de un servicio etc.….
No está de más que también tengamos preparada documentación gráfica que acredite la ejecución del proyecto.
Memoria económica, este documento ya deberíamos tenerlo confeccionado desde la etapa de justificación, aquí se debe indicar el coste de las actividades realizadas, normalmente diferenciando entre gastos de inversión del proyecto. Es muy importante acompañar la memoria económica de TODOS los justificantes del gasto y pago incurridos en la realización del proyecto (justificantes de transferencia, extractos o certificados bancarios). Siempre hay que evitar el pago en metálico ya que no sería posible demostrarlo correctamente ante una auditoría de subvenciones.
DOCUMENTACIÓN ACREDITATIVA DE GASTOS Y PAGOS.
Notaréis que tanto por parte de la administración como por parte de los auditores que hay muchísimo interés en comprobar la documentación de gasto y pago, uno de los principales motivos es que estos documentos permiten acreditar la elegibilidad de los costes del proyecto. Por ello merece la pena que dediquemos las siguientes líneas a diseccionar todo lo que necesitamos saber sobre estos documentos y evitar cualquier posible PROBLEMA, ya que gasto que no se haya adaptado 100% a lo determinado por las bases reguladoras, será gasto que no podremos subvencionar, antes de que se produzca la auditoría de subvenciones tenemos que asegurar que:
- Los gastos imputados al proyecto tienen como soporte documental facturas.
- Las facturas aportadas reúnen los requisitos establecidos en las bases reguladoras de la subvención recibida, por ejemplo, hacer mención a la convocatoria del programa subvencionado en la propia factura, que la factura esté firmada por el proveedor, etc.….
- Las facturas y los justificantes de pago de las mismas son posteriores al inicio del proyecto y anteriores a la fecha de fin de ejecución establecidas (revisad las bases y apuntad muy bien estas fechas y tenedlas siempre presentes en todo momento).
- Si hemos realizado pagos parciales a nuestros proveedores, las facturas del proyecto han sido totalmente pagadas en el periodo comprendido entre inicio del proyecto (posterior siempre a la fecha de solicitud) y la fecha de justificación (incluyendo pagos anticipados)
- Todos los pagos se han realizado a través de entidad financiera, quedando en todos los casos probada la trazabilidad de los mismos.
En caso de que los gastos subvencionables hayan sido igual o superiores a 18.000€, en la auditoría de subvenciones:
- Prepararemos justificación de haber solicitado tres ofertas a diferentes proveedores (presupuestos o facturas proforma) sin vinculación entre ellos, al menos 2 de ellas no pueden estar asociadas a la empresa beneficiaria.
- Nos aseguramos de que las 3 ofertas fueron emitidas en fecha previa a la contracción del gasto (confirmación o contrato de la oferta escogida)
- Comprobamos que las 3 ofertas están suficientemente detalladas y especifican los trabajos a realizar y su precio. Siendo todas ellas comparables por su contenido.
- Debemos haber seleccionado la oferta más económica, no obstante, en caso de no haber contratado la oferta más económica, se podría aportar un informe justificativo explicando tal decisión, no obstante, esto no es lo más aconsejable.
- Se puede dar el caso de que no exista en el mercado tres posibles proveedores porque el servicio o producto es muy específico y por tanto no hemos presentado 3 ofertas, esto también habrá que justificarlo mediante un informe explicativo firmado por el representante legal de la empresa beneficiaria.
DOCUMENTACIÓN RELATIVA A COSTES DE PERSONAL
En aquellos casos en los que también se subvencionen costes generados por el personal laboral de la empresa tenemos que verificar en la auditoría de subvenciones que:
- La empresa dispone de un sistema para el control de dedicación horaria a los proyectos.
- Los gastos del personal laboral se están computando como el total de devengos más el coste de la Seguridad Social a cargo de la empresa menos las bonificaciones.
- Tenemos preparados un informe que recoja las tareas desarrolladas y las horas dedicadas por cada trabajador/a al proyecto, firmado por trabajador/a y representante legal de la empresa.
- Las nóminas del proyecto han sido totalmente pagadas en el periodo comprendido entre inicio del proyecto (posterior siempre a la fecha de solicitud) y la fecha de justificación (incluyendo pagos anticipados)
DOCUMENTACIÓN SOBRE DIFUSIÓN, PUBLICIDAD COMUNITARIA Y TRANSPARENCIA.
Se comprobará que la empresa beneficiaria de la subvención cumple con las medidas de difusión, publicidad comunitaria y transparencia que detallen la resolución de la convocatoria. Por ejemplo, si el proyecto subvencionado es una web o una herramienta cloud computing, será normal que demos difusión al programa de la subvención mediante la colocación de los logos distintivos sobre la procedencia de los fondos en un lugar visible de la web o el software. O bien si el proyecto subvencionado se trata de cofinanciación de un sistema de producción, inmovilizado o cualquier elemento material, es normal que nos soliciten difundir la procedencia de los fondos mediante una placa distintiva en algún lugar del dentro de trabajo.
OTROS:
En caso de que la concurrencia competitiva de a subención contase con criterios de selección especiales, el cumplimiento de estos también podría requerirse en la auditoría de subvenciones. Por ejemplo, una acreditación del cumplimiento de políticas de medio ambiente o una acreditación del cumplimiento de políticas de igualdad de oportunidades dentro de la empresa.