Contabilidad Separada en Subvencones, cómo llevarla

Cuando tu empresa es beneficiaria de una subvención nacional o europea, a la hora de contabilizar la subvención es obligatorio que los gastos que sufragas con dicha subvención lleven una contabilidad separada.

¿Que no es Contabilidad Separada?

Llevar contabilidad separada en subvenciones no es llevar dos contabilidades distintas. Muchas empresas confunden estos términos y piensan que hay que llevar dos contabilidades para una misma empresa.

¿Que es contabilidad separada?

Tener contabilidad56 separada significa que los gastos subvencionables son claramente identificables en la contabilidad de la empresa.

Autónomos y contabilidad separada

Recordemos que los autónomos, como personas físicas que son, no tienen ninguna obligación de llevar a cabo contabilidad, por lo que tampoco se les oblige a llevar una contabilidad separada cuando reciben una subvención

¿Cómo se lleva la contabilidad separada en subvenciones?

Casi todos los software contables tienen la opción de codificar los asientos contables con un código contable específico y relacionar esos asientos con gastos con ingresos, los software también permiten imputar  un gasto por porcentaje en lugar del gasto completo, esto es muy útil cuando la subvención no cubre la totalidad del gasto sino un porcentaje del mismo.

(Por ejemplo, codificamos los ingresos, gastos y pagos relacionados de una subvención con el código  SUB-XXX)

¿Que ocurre si tu software contable no ofrece la posibilidad de crear nuevos códigos?

La solución es trabajar con subcuentas, aquí lo que hacemos es codificar gastos e ingresos hacienda mediante subclasificacioines. Se podría crear una primera clasificación,  especificando las ayudas recibidas y dentro de la misma hacer una subclasificación  que detalle la operación concreta.

Ingreso por subvenciones:

• 47080100 H.P deudora por subvenciones concedidas recibidas del MINETAD
• 74001000 Subvenciones, donaciones y legados a la Explotación recibidos del MINETAD
• 74001001 Subvenciones, donaciones y legados a la Explotación recibidos de MINETAD para el proyecto SUB-XXX.

El asiento, del reconocimiento de la subvención sería:

El asiento de cobro de la misma sería: (57200001):

Gastos de personal

Cuando el Proyecto subvencionable incluye gastos de personal, normalmente se imputa un porcentaje de la nómina del trabajador, en el mismo asiento podemos hacer el desglose de gastos en subcuentas, identificando una de ellas con la parte que está cofinanciada por MINETAD.

Por ejemplo:

• 64000000 gastos de personal
• 64001000 gastos de personal cofinanciados por MINETAD
• 64001001 gastos de personal expediente SUB-XXX cofinanciado por MINETAD
• 46501001 Remuneraciones pendientes de pago de nóminas cofinanciadas por el MINETAD expediente SUB-XXX

Imputamos un 80% de la nómina del un técnico que corresponde a 1000 euros:

Asiento del pago de la nómina

Esta obligación se deriva del art. 9, punto 6, de la Orden ITC/3227/2011, de 18 de noviembre, donde dice que “Los beneficiarios deberán mantener un sistema de contabilidad separada, de origen y aplicación de fondos, o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con el proyecto. Asimismo, deberán disponer de los libros contables, registros diligenciados y demás documentos en los términos exigidos por la legislación aplicable al beneficiario, así como las facturas y demás justificantes de gasto de valor probatorio equivalente y los correspondientes justificantes de pago. Este conjunto de documentos constituye el soporte justificativo de la subvención concedida, y garantiza su adecuado reflejo en la contabilidad de los beneficiarios”